Fietsplan...De fiets van de baas (voordelig voor de werkgever)

Een werknemer kan een fiets van de werkgever krijgen. Dat kost de werkgever bijna niets, omdat hij de aanschafkosten van de winst kan aftrekken.

Bedrijven die normaal gesproken geen winst maken, zoals maatschappelijke organisaties, ziekenhuizen of overheden, kunnen de werknemers ook een fiets geven, maar dan moeten ze die zelf betalen. Overigens is het mogelijk om via een PC-privé-achtige constructie de kosten laag te houden.

Algemene voorwaarden voor een fiets van de zaak is dat de werknemer op meer dan de helft van de dagen dat hij naar het werk gaat, per fiets komt.
De dagen dat de werknemer ziek is, of buiten de deur werkt, worden buiten de telling gelaten. De belastingdienst vindt het waarschijnlijk dat een werknemer per fiets komt, als deze binnen een straal van 15 kilometer van het werk woont of een deel van de route per fiets aflegt. Bijvoorbeeld als een werknemer met de fiets naar het station gaat en vandaar met de trein naar het werk.
Een bedrijf kan de fiets kopen voor de werknemer. Het is ook mogelijk dat de werknemer de fiets zelf koopt en de kosten hiervoor van het brutoloon aftrekt. De bijdrage van de werkgever wordt natuurlijk direct verrekend.

Fietsen met hulpmotor, brommers en snorfietsen vallen niet onder deze regeling. Zelfstandig ondernemers mogen zichzelf geen fiets cadeau doen.
Met ingang van 1 januari 2002 vallen fietsen met elektrische trapondersteuning wel binnen de regeling.

De fiets van de zaak kan op verschillende manieren vormgegeven worden.
De meest voorkomende zijn:

1. De fiets van de werkgever cadeau.

Eens in de drie jaar mag een werknemer een fiets cadeau krijgen van de werkgever: het maakt niet uit of de werknemer de fiets zelf koopt of de werkgever dat doet. De fiets wordt als loon in natura beschouwd.
De werkgever mag een fiets van maximaal 749 euro (inclusief BTW) cadeau doen. Bij het salaris van de werknemer wordt dan 68 euro bijgeteld.
Over die 68 euro moet loonbelasting betaald worden. Koopt de werknemer een duurdere fiets, dan moet over de waarde boven de 749 euro wel belasting betaald worden. Dit kan sinds 1 januari 2002. De catalogusprijs van de fiets telt. Dit is de prijs die de fabrikant in zijn prijslijst vermeldt, inclusief BTW.

2. De fiets in bruikleen

Als de werkgever zijn werknemers een fiets in bruikleen geeft, kan dat belastingvrij. De werkgever blijft dus eigenaar van de fiets en betaalt ook het onderhoud en reparaties. Als de werkgever de fiets alsnog cadeau wil doen, wordt er 68 euro bij het loon opgeteld. Als het eigendom pas na 5 jaar overgaat, hoeft er niets bijgeteld te worden. Ook hiervoor geldt een maximum vrijgestelde waarde van 749 euro en dat de werkgever maar eens in de 3 jaar een fiets in bruikleen mag geven.

In de meeste bedrijven is de ondernemingsraad, de medezeggenschapsraad of de afdeling personeelszaken de motor achter het initiëren van de fiets van de zaak. Maar zij doen dit natuurlijk sneller, als werknemers hiervoor pleiten.
Heeft uw bedrijf nog geen fietsenplan? Informeer eens bij collega’s of zij dit ook een goed idee vinden en kaart het aan bij de ondernemingsraad, medezeggenschapsraad of afdeling personeelszaken. Het bedrijf kan zelf een fietsplan opzetten in samenwerking met een fietsenmaker of het door één van de vele speciale bedrijven laten doen. De Fietsersbond heeft een overzicht van bedrijven die gespecialiseerd zijn in het fietsplannen opzetten.
Bij Vervoersmanagement Nederland kunt u een overzicht krijgen van regionale steunpunten, die bedrijven helpen een vervoerplan op te stellen.
Een fietsplan maakt onderdeel uit van een vervoerplan.

Regenpakken, sloten, onderhoudsbeurten

Regenpakken, sloten, onderhoudsbeurten en met de fiets samenhangende zaken kunnen door de werkgever cadeau gegeven worden of vergoed worden op basis van declaraties. Eens in de 3 jaar mag een werknemer daarvoor maximaal 250 euro ontvangen, waarbij het aannemelijk moet zijn dat dit bedrag aan fietszaken besteed wordt (bonnetjes bewaren). Sommige bedrijven geven elke drie jaar 250 euro in de vorm van waardebonnen die bij een fietsenmaker ingeleverd moeten worden. Alle fietsers komen hiervoor in aanmerking, dus ook als een werknemer geen fiets van de zaak heeft, maar een zelfgekochte fiets voor woon-werkverkeer gebruikt. Bij een fiets in bruikleen of een geschonken fiets kan de werkgever ook de samenhangende zaken vergoeden.

Deze regeling kan ook in combinatie met andere regelingen (vergoeding woon-werkverkeer en dienstreizen) toegepast worden.

Verzekeringen

De werkgever mag een fietsverzekering afsluiten voor de fietsen van de werknemer. Dit mag los van de regeling met de fiets samenhangende zaken. Hierbij wordt uitgegaan van gangbare bedragen voor een fietsverzekering.

Uit brochure ’Werk, fiets en fiscus’ van de Fietsersbond (juli 2002)